○美浜町文書等の管理に関する規則

平成14年10月30日

規則第14号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び配布(第10条―第14条)

第3章 文書の作成等(第15条―第30条)

第4章 文書の発送(第31条―第34条)

第5章 文書等の整理及び保存

第1節 通則(第35条―第39条)

第2節 文書等の引継ぎ等(第40条)

第3節 文書等の保存期間(第41条―第43条)

第4節 文書等の利用(第44条)

第5節 文書等の廃棄(第45条―第47条)

第6章 秘密文書の処理(第48条―第53条)

第7章 補則(第54条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 美浜町(以下「町」という。)の文書等の管理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この規則の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 町の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、町が管理しているものをいう。

(2) 削除

(3) 課等 美浜町行政組織規則(平成5年規則第4号)第4条第1項に規定する課及び第25条に規定する事業所並びに会計管理者の補助組織設置規則(平成4年規則第1号)第1条に規定する出納室をいう。

(4) 文書主管課 町文書事務をつかさどる課(総務政策課)をいう。

(5) 主務課 当該文書等に係る事案を所掌する課等をいう。

(6) 課長 課長及びこれらに相当する職並びに所の長をいう。

(7) 決裁権者 町長及び町長から決裁権限の配分を受けた者をいう。

(8) 回議 主管の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決裁のための案を記載した文書(以下「起案文書」という。)について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(9) 審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(10) 合議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。

(11) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第28条の規定により回付する文書で意思決定を伴わないものをいう。

(12) DB 行政文書事務を行うための電子情報処理組織(行政文書データベースシステム)をいう。

(事案の決裁の方式)

第3条 事案の決裁は、起案文書に当該事案の決裁権者が署名し、又は押印する方式により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は電話若しくは口頭により聴取した事案で軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決裁については、当該決裁後にこの規則に規定する決裁の手続を行わなければならない。

(文書等の取扱いの基本)

第4条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(総括文書管理者及び総括文書管理担当者の職務)

第5条 文書主管課に総括文書管理者及び総括文書管理担当者を置く。

2 総括文書管理者は、総務政策課長をもってあて、町における次の各号に掲げる事務に従事するものとする。

(1) 文書等の受領、収受、配布及び処理の促進に関すること。

(2) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関する指針を示すこと。

(3) 書庫の管理に関すること。

(4) 文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)の指導、改善、研修等の実施に関すること。

(5) 文書等の管理に関する例規等の整備に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

3 総括文書管理担当者は、総務政策課主幹又は総務政策課長補佐をもってあて、総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者及び文書管理担当者の職務)

第6条 主務課に文書管理者及び文書管理担当者を置く。

2 文書管理者は、主務課の課長をもってあて、総括文書管理者の命を受け、各課等における次の各号に掲げる事務に従事するものとする。

(1) 文書等の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。

(4) 未完結文書の追求に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

3 文書管理担当者は、主務課の主幹又は課長補佐をもってあて、文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者会議)

第7条 総括文書管理者は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書管理者及び文書管理担当者との合同で文書管理者会議を招集することができる。

(文書管理帳票)

第8条 文書等の管理に関する帳票は、次のとおりとする。

(1) 文書主管課に備える帳票等

 特殊文書授受簿(様式第1号)

 公示原簿

(ア) 条例原簿

(イ) 規則原簿

(ウ) 訓令、告示等原簿

(2) 主務課に備える帳票等

 収発簿

 文書件名簿

 その他必要な補助簿

(文書記号及び文書番号)

第9条 文書には、次の各号に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、告示、訓令及び訓には、公示原簿等により、文書主管課において一連番号を付ける。なお、それぞれの文書番号は、毎年1月に起こし、12月に止める。

(2) 前号以外の文書には、「日美」の文字の次に文書管理者が総括文書管理者と協議して定めた担当課等を表す記号、及び収受発議の別を表す記号を付し、収受及び発議を通じ、収発簿による一連番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書は、この限りでない。なお、文書番号は、毎年4月に起こし、翌年3月に止める。

(3) 前号の場合において、同一の件名で年間を通して多量に処理する文書については、同一の文書番号の枝番を用いることができる。

第2章 文書の収受及び配布

(本庁に到達した文書の取扱い)

第10条 本庁に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)は、総括文書管理者が受領するものとする。ただし、郵便料金の未納又は不足のものについては、官公署から発せられたものその他総括文書管理者が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。

2 総括文書管理者は、前項の規定により受領した文書のうち長、副町長又は町あての文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。

3 総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書(長又は副町長あての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を当日中に、主務課の文書管理担当者に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に長、副町長又は会計管理者の閲覧を受けるものとする。

4 総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

番号

文書の種別

処理方法

1

長あての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書

秘書主管課長に配布する。

2

現金書留扱いによる文書

ア 特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、確認印を押印した後、受領者印を徴し、主務課の文書管理担当者に配布する。

イ 開封した文書については、アの処理をするもののほか、封筒の余白に受領印(様式第2号)を押印する。

ウ 開封した文書については、ア、イの処理をするほか、封筒の余白に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数)を記載して総括文書管理担当者の確認印を押印する。

3

前号を除く書留扱い(引受時刻証明、配達証明、内容証明、代金引換及び特別送達の取扱いを含む。以下同じ。)又は収受の日時が権利の得喪にかかわる旨の表示が封筒に記されている文書

ア 特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、確認印を押印した後、受領者印を徴し、主務課の文書管理担当者に配布する。

イ 開封した文書については、アの処理をするもののほか、文書の余白に受領印を押印する。

ウ 開封した文書で収受の日時が権利の得喪にかかわる文書については、ア、イの処理をするもののほか、文書の余白に到達日時を明記し、確認印を押印する。

エ ウの場合において、差押通知書、債権譲渡通知書等を配布する場合、会計管理者を経由する。

オ 開封を不適当と認める文書については、アの処理をするもののほか、封筒の余白に到達日時を明記し、確認印を押印する。

4

開封した文書のうち、現金又は金券が添付されている文書(第2号に該当するものを除く。)

ア 特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、確認印を押印した後、受領者印を徴し、主務課の文書管理担当者に配布する。

イ アの処理をするもののほか、封筒の余白に受領印を押印する。

ウ ア、イの処理をするほか、封筒の余白に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数)を記載して総括文書管理担当者の確認印を押印する。

5

開封した文書のうち、第2号から前号までに該当しないもの

文書の余白に受領印を押印し、主務課の文書管理担当者に配布する。

6

長、副町長又は町あての文書以外の文書(第2号及び第3号に該当するものを除く。)

開封しないでそのまま主務課の文書管理担当者に配布する。

5 2以上の課等に関連する文書は、総括文書管理担当者が最も関係の深い課等に配布するとともに、その旨を文書の余白に記載する。

(主務課に直接到達した文書の取扱い)

第11条 主務課に直接に到達した文書は、文書管理者が受領するものとする。ただし、窓口において処理する申告書、届出書、願書、申請書等については、事務担当者が受領するものとする。

(主務課における文書の取扱い)

第12条 文書管理担当者は、主務課に到達した文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書及び文書主管課から開封して配布された文書を除く。)を開封の上、受領印を押印し、開封済みの封筒を当該文書に添付するものとする。この場合において、開封した当該文書の内容が担当する事務に属しないと認めるときは、理由を示して総括文書管理担当者に返付するものとする。

2 主務課に到達した文書は、次の表に定めるところにより処理するものとする。

番号

文書の種別

処理方法

1

親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書

ア 文書管理担当者は、当該文書を名あて人に引き渡す。

イ 引渡しを受けた事務担当者は、当該文書を開封する。

ウ 開封の結果、当該文書が行政文書である場合は、文書管理担当者に引き渡す。

2

請求書及び見積書等起案の理由及び事案の経過を明らかにする文書

ア 文書管理担当者は、事務担当者に回付する。

イ 事務担当者は、当該文書を起案文書の添付資料とし、収発簿への記録を行わない。

3

申告書、届出書、願書、申請書等規則、訓令等に定めのある特例起案用紙で、収発簿に代わるべき手続きでその処理を明確にしている文書

事務担当者は、収発簿への記録を省略し、決められた決裁、施行処理を行った後、当該文書をもって補助簿とする。

4

補助簿等収発簿に代わるべき手続きでその処理を明確にしている文書

事務担当者は、収発簿への記録を省略し、主務課に備える補助簿等に必要事項を記録する。

5

重要な文書若しくは施行を伴うもので施行時に記号・番号を付する文書

ア 文書管理担当者は、文書の余白に収受印(様式第3号)を押印し、主務課長に回付する。主務課長は、事務担当者をもってDB用収発簿に当該文書に係る所要事項を記録させる。

イ 事務担当者は、アの処理を終えた後、主務課長に対し、DB用収発簿記載依頼を行う。

ウ 主務課長は、事務担当者から依頼された事案をDB用収発簿により処理する。

エ 主務課長は、起案、供覧処理の指示を行い処理方針を示す。

オ 事務担当者は、収受印影の当該箇所に、ウにより登録した収受番号を記入する。

6

前各号以外の文書

ア 文書管理担当者は、事務担当者に回付する。

イ 事務担当者は、DB用収発簿への記録を省略し、DB用文書件名簿に当該文書に係る所要事項を記録する。

ウ 主務課長は、起案、供覧処理の指示を行い処理方針を示す。

3 主務課長は、前項の表に定めるところにより処理する場合において、次の各号に掲げる場合に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。

(1) 収受の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書(文書主管課から開封して配布された文書を除く。)の場合 文書の余白に到達日時を明記して文書管理担当者の確認印を押す。

(2) 差押通知書、債権譲渡通知書等(文書主管課から開封して配布された文書を除く。)の場合 前号に定める処理のほか、当該文書の写しを会計管理者に送付する。

(3) 現金又は金券が添付されている文書(文書主管課から開封して配布された文書を除く。)の場合 封筒の余白に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数)を記載し、文書管理担当者の確認印を押す。

(ファクシミリにより到達した文書の収受)

第13条 第10条から前条までの規定にかかわらず、次に掲げる手続に係る収受の処理(第10条から前条までの規定による到達した文書の処理をいう。以下この条において同じ。)は、ファクシミリを利用して行うことができる。

(1) 町に対する文書で、文書管理者が特に承認したもの

(2) 町の内部及び町と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で、文書管理者が別に定めるもの

2 ファクシミリ装置により受信し出力された紙は、到達した文書とみなし、第10条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

(電子メールにより到達した文書の収受)

第14条 第10条から第12条までの規定にかかわらず、次に掲げる手続に係る収受の処理(第10条から第12条までの規定による到達した文書の処理をいう。以下この条において同じ。)は、電子メールを利用して行うことができる。

(1) 町に対する文書で、文書管理者が特に承認したもの

(2) 町の内部及び町と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で、文書管理者が別に定めるもの

2 電子メールにより着信した第1項の手続に係る内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3 前項の規定により記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第10条から第12条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

第3章 文書の作成等

(処理方針)

第15条 文書の処理は、文書管理者又は文書管理担当者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第16条 主務課に配布された文書は、原則としてその日のうちに事務担当者へ回付し、事務担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

2 回答、報告等を要する文書又は重要な文書で、事務の性質上直ちに処理ができないと認められるものは、理由を付して、主務課長の承認を得なければならない。

(起案)

第17条 すべての事案の処理は、文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、町長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。

2 起案は、次条に規定する場合及び別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、DB用起案により事案の内容その他所要事項を記録し、その内容を速やかに出力装置により紙に出力するとともに、当該用紙の起案者欄に押印することにより行うものとする。

3 第2項の規定にかかわらず、第10条から第14条までの規定により処理した文書(以下「収受文書」という。)に基づいて起案をする場合で、保存期間が1年以下のもののうち、事案の内容が軽易であるものは、付せん又は当該収受文書の余白を利用して、決裁押印欄を設け、伺い文を朱書することにより、起案を行うことができる。

4 起案文書には、起案の理由、事案の経過等を明記するとともに、参照を要する事項は、その資料を添付するものとする。この場合において、収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。

5 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「広報登載」、「例規集収録」、「公印省略」等の注意事項と「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を文書の施行・取扱上の注意事項欄に表示するものとする。

(特例起案用紙)

第18条 申告書、届出書、願書、申請書等定例的に取り扱う事案に係る起案で、規則、訓令等に定めのあるものについては、DB用起案によらず、異なる用紙(以下「特例起案用紙」という。)を用いて行うことができる。

2 特例起案用紙は、主務課において、文書管理担当者が文書管理者の承認を得て定めるものとする。

3 前項の規定により特例起案用紙を定めた場合において、文書管理担当者は、総括文書管理者にその様式を通知するものとする。

(文書の発信者名)

第19条 決裁された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

2 前項に規定する場合において、庁内文書等の発信者は、副町長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般照復文書、庁内文書等の発信者は、課長名を用いることができる。

3 前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、町名又は課名等を用いることができる。

4 第2項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

(事務担当者の表示)

第20条 前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(決裁関与の方式)

第21条 事案の決裁に当たり、回議、審査又は合議(以下「決裁関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決裁関与をする者(以下「決裁関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して、決裁関与者の署名又は押印を求める方式(以下「文書回付方式」という。)により行うものとする。

2 起案文書の回付に当たっては、回議は合議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司が決裁又は決裁関与を行う前に行うものとする。ただし、長が決裁する事案における副町長の回議は長の決裁の直前に行うものとする。

3 起案文書は、必要な決裁関与その他の事案決裁に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

4 第1項の規定にかかわらず、文書回付方式によることが適当でないときは、文書回付方式に代えて、当該事案の決裁関与者を招集して開催する会議の場において、当該事案に係る決裁案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決裁関与を行うことができる。

5 会議方式により決裁関与を行った上で事案の決裁を行うときは、決裁関与者の発言の全部又は一部を記載した文書を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

(審査)

第22条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、副町長の決裁を受ける前に総務政策課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示その他例規等の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 議会に提案する議案(予算案を除く。)

2 起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に各課等の文書管理者の形式審査を受けなければならない。

3 前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な文書の決裁がなされるよう次の各号に掲げる基準により、実施するものとする。

(1) 文体、用字、用語等について

(2) 様式等書類の形式について

4 前項の規定による審査の結果、修正を要するものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

(回付)

第23条 起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回り口頭により補足説明を行うことができる。

(起案文書の回付に係る回議)

第24条 起案文書は、起案者から直属の上司を経て、決裁権者に回議しなければならない。

2 回議を行う者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決裁案について異議があるときは、単に意見を付す場合を除き、修正の内容を指示し、起案者に回付するものとする。

(起案文書の回付に係る合議)

第25条 起案文書の内容が他の課等が担当する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係課等の長に合議しなければならない。

2 前項の規定による合議は、少なくとも合議先の職位に相当する職位の回議が終了してから行うものとする。

(同意又は不同意の決定)

第26条 前条の規定により合議を受けた関係課等の長は、速やかに同意又は不同意を決定しなければならない。

2 調査その他の理由により処理に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。

3 合議の事案について異議があるときは、主務課長等と協議するものとし、その同意を得ないときは、意見を付さなければならない。ただし、参考となるべき意見をその起案文書に付せんを用いて処理するときは、協議を要しないものとする。

4 前項本文の規定により意見を付せられた文書は、町長の決裁を受けなければならない。

(廃案の通知等)

第27条 起案者は、回付中の起案文書の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったとき、又は起案文書を廃することとなったときは、その旨を既に決裁関与を終了した決裁関与者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。

(供覧)

第28条 供覧は、DB用供覧により事案の内容その他所要事項を記録し、その内容を速やかに出力装置により紙に出力するとともに、供覧用紙及び供覧対象文書を編さんし、順次回付するものとする。

2 前項の場合において、保存期間が1年以下の文書で、軽易なものについては、当該供覧対象文書の余白に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けて回付することができる。

3 前項の規定にかかわらず、主務課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ、当該文書を決裁者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

4 起案文書であって事案の決裁後に周知を図る必要があるものについては、DB用起案により、本来の施行先に加えて、関係課等を指定し、庁内施行することができる。

5 第21条第3項及び第23条第1項の規定は、第1項の場合について準用する。

(処理状況の調査等)

第29条 総括文書管理者は、必要があると認めるときは、文書等の処理状況を調査し、又は文書管理者から文書等の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき文書管理者に指示をすることができる。

(決裁年月日)

第30条 起案者は、決裁された起案文書の内容を確認し、DB用起案により決裁年月日を記録するものとする。

第4章 文書の発送

(浄書及び照合)

第31条 DB用起案により決裁された事案を施行する場合においては、施行文書を出力装置を用いて紙に出力することにより、浄書を行うものとする。

2 第17条第3項の規定により、付せんを用い、又は当該収受文書の余白を利用して決裁された事案を施行する場合においては、必要に応じて当該施行に用いようとする文書を浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

(公印)

第32条 前条の規定による浄書を終了した施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)には、美浜町公印規則(昭和50年規則第2号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済み文書の補助文書と割印するものとする。ただし、庁内文書及び軽易な文書については「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。

(発送)

第33条 施行文書の発送は、郵送、使送、ファクシミリ等に区分して行うものとする。

2 第48条第1項の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

3 主務課長は、DB用収発簿を用い、発送する発意に基づく発議文書に、第9条第2号及び第3号に定める文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、DB用文書件名簿を用い、「(事務連絡)」と表示し、文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

4 発送を終えた者は、当該発送文書に係る起案文書に、施行年月日を記入するものとする。

(ファクシミリの利用による発送)

第34条 第13条第1項に掲げる手続きに係る発送の処理は、ファクシミリを利用して行うことができる。

2 発信用件等を具備するため、ファクシミリ発信票に必要事項を記載し、発送文書とともに発信する。

第5章 文書等の整理及び保存

第1節 通則

(分類の基準及び文書分類)

第35条 文書管理者は、文書等の整理に当たって、総括文書管理者の承認を得て、事務の性質、内容、第41条第1項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号(以下「文書分類」という。)を定めるものとする。

2 前項の分類の基準は、原則として、大分類、中分類、小分類及び標準ファイル名からなる階層構造によるものとする。

3 文書分類は、前項の標準ファイル名ごとに定めるものとする。

(文書等の整理)

第36条 文書等は、必要に応じて利用することができるよう、文書分類別に、かつ、一件ごとに、文書を文書ファイルに整理しておくものとする。

2 前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある2以上の文書等は、一群の文書等として整理することができる。この場合において、文書分類を異にするものについては、主たる文書等の文書分類により整理するものとする。

3 前項の規定により文書等を整理する場合で、文書管理者が特に必要があると認めるときは、一群の文書等として編集、製本等をして保存することができる。

4 前2項の処理及びその他の事由により、文書ファイル、文書分類又は保存期間を変更するときは、当該文書を編集、製本するとともに、DB用文書整理により、その変更内容を報告するものとする。

(事務室内における保管)

第37条 文書等の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。

2 文書等の事務室内における保管については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

(文書等の常用)

第38条 文書管理者は、主務課で常時利用する必要があると認める文書等を指定することができる。

2 前項の規定による指定があったときは、文書管理担当者は、その指定があった文書等(以下「常用文書」という。)にその文書等が常用文書である旨の表示をするものとする。

(移換え等)

第39条 文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度においては、利用しやすい場所に保管し、その翌会計年度においては場所の移換えをするなど、適切な措置を講ずるものとする。

2 常用文書については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保管している時点の会計年度の文書等と併せて保管するものとする。

第2節 文書等の引継ぎ等

(保存箱への保存等)

第40条 文書管理担当者は、事務室内において保管している文書等を、当該保管を開始した日の属する会計年度の翌々会計年度以降のものにあっては、書庫等に保存するものとする。

2 前項の場合において、第36条第3項の規定により編集、製本等をして保存している一群の文書等の中にその文書分類又は次条第1項の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保存する文書等の文書分類及び次条第1項の保存期間により保存するものとする。

3 前2項の保存を行う場合は、DB用保存箱を用いて、保存するものとする。

第3節 文書等の保存期間

(保存期間の種別)

第41条 文書等の保存期間の種別は、次の6種とする。

永年

30年

10年

5年

3年

1年

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3 文書管理者は、文書等の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、総括文書管理者の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。

(文書分類・保存年限基準表の作成等)

第42条 文書等の保存期間は、法令等の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。

2 文書等の保存期間の基準は、別表のとおりとする。

(保存期間の設定)

第43条 文書管理者は、文書分類・保存年限基準表に従い、主務課の文書等の保存期間を定め、その保存期間が満了する日までの間、当該文書等を保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理者は、文書分類・保存年限基準表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総括文書管理者の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

3 第1項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる文書等について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

(1) 第1項の保存期間が1年未満の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日から起算して1年未満の期間内において事務遂行上必要な期間の終了する日

(2) 第1項の保存期間が前号に掲げる保存期間以外の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日

4 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

第4節 文書等の利用

(主務課の職員以外の職員への貸出し)

第44条 主務課の職員以外の職員が当該課等において保管している文書等を利用しようとするときは、当該課等の文書管理者にその旨を申し出るものとする。

2 前項の規定による申出があったときは、文書管理者は、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3 文書管理者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

第5節 文書等の廃棄

(文書等の廃棄)

第45条 文書管理者は、文書等がその保存期間を満了したとき(第41条第2項に規定する必要な期間が終了したときを含む。)は、当該文書等を廃棄するものとする。

2 文書管理者は、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書(保存期間が1年未満のものを除く。以下この条において同じ。)については、当該文書の保存期間の経過前においても廃棄することができる。

3 文書管理者は、前2項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決裁するものとする。

4 前項の場合において、文書管理者は、DB用廃棄処理により、廃棄予定文書ファイル一覧表を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。

5 第1項又は第2項の規定により文書等を廃棄した場合、第3項の起案文書により、当該文書を廃棄する際に、DB用廃棄箱から削除するものとする。

(文書等の滅失等)

第46条 文書管理者は、文書等を滅失し、又はき損したときは、その年月日、当該文書分類、件数、原因その他必要な事項を総括文書管理者に通知するものとする。ただし、保存期間が1年及び1年未満の文書等については、この限りでない。

(廃棄の方法)

第47条 文書管理者は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、焼却、細断等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書等に美浜町情報公開条例(平成13年条例第10号。以下「情報公開条例」という。)第6条各号に規定する非開示情報が記録されているときは、当該非開示情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

第6章 秘密文書の処理

(秘密文書の指定等)

第48条 文書管理者は、主務課の文書等について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書等を秘密の取扱いを必要とする文書等(以下「秘密文書」という。)として、指定するものとする。

(秘密文書等の表示)

第49条 秘密文書で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、当該時期を限るもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとする。

2 前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

(秘密文書の指定の解除)

第50条 文書管理者は、秘密文書について、秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は情報公開条例の規定に基づき当該秘密文書の開示の決裁があったときは、第48条第1項の指定を解除するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第48条第1項の指定が解除されたものとみなす。

(秘密文書の取扱い)

第51条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

2 前条第1項の規定により指定を解除した文書等(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。)については、第49条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

(秘密文書の作成、配布等)

第52条 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておくものとする。

2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、文書管理者の許可を得るものとする。

3 前項の規定により文書管理者の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

(秘密文書の保管)

第53条 文書管理者は、秘密文書を第3項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

2 前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する文書管理者が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3 秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

第7章 補則

(委任)

第54条 この規則に規定するもののほか、この規則の施行について必要な事項は、別に町長が定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成14年11月1日から施行する。

(美浜町文書簿冊整理保存規程の廃止)

2 美浜町文書簿冊整理保存規程(昭和32年規程第2号)は、廃止する。

附 則(平成15年6月23日規則第8号)

この規則は、平成15年7月1日から施行する。

附 則(平成17年7月27日規則第20号)

この規則は、平成17年8月1日から施行する。

附 則(平成18年12月26日規則第27号)

この規則中、第1条の規定は平成19年4月1日から、第2条の規定は同月5日から施行する。

別表(第42条関係) 略

様式第1号(第8条関係) 略

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美浜町文書等の管理に関する規則

平成14年10月30日 規則第14号

(平成19年4月5日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年10月30日 規則第14号
平成15年6月23日 規則第8号
平成17年7月27日 規則第20号
平成18年12月26日 規則第27号