○美浜町戸籍事務を取り扱う電子情報処理組織の管理運営規則

平成13年5月9日

規則第7号

(目的)

第1条 この規則は、美浜町、日高町、由良町(以下「関係町」という。)により締結する電子情報処理組織による戸籍事務の事務委託に関する規約(平成27年7月1日締結)第1条の規定に基づき、戸籍事務を取り扱う電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータの保全及び保護に関して必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。

(用語)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍の附票、附票除票、改製前の戸籍の附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気情報をいう。

(3) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。

(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(5) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(6) サーバ 戸籍システムを使用するために日高町に設置する正中央処理装置及び副中央処理装置、美浜町、由良町に設置する副中央処理装置で、プログラム及び戸籍データを処理及び格納する装置をいう。

(事務処理の範囲)

第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。

(保護管理者の設置)

第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、戸籍業務担当課に保護管理者を置く。

2 保護管理者は、業務主管課長をもって充てる。

(戸籍データ及びプログラムの管理)

第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。

(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的又は随時に点検を行うこと。

(3) 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じ、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者(関係町の長をいう。)に報告しなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラム障害の有無について、定期的又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。

(ファイル及び出力帳票の保管)

第6条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票の保管を適正に行うため、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。

(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。

(3) ファイル及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法等により確実に処分すること。

(ドキュメントの管理)

第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。

(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。

2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。

(保護責任者の指定等)

第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、保護責任者を指定しなければならない。

2 保護責任者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。

4 操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。

(パスワードの管理)

第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、定期的又は随時にパスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。

(パスワードの秘匿)

第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。

2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。

(指導研修)

第11条 保護管理者は、戸籍データの機密保持及びシステム安全対策の推進を図るため、操作者に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。

(操作研修)

第12条 保護管理者は、戸籍データの機密保持及びシステム安全対策の推進を図るため、操作者に対し、適正な戸籍情報システムの操作について、必要な指導教育を実施するものとする。

(機器及びソフト等の保管)

第13条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(取扱状況の把握)

第14条 保護管理者は、保護責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) 執務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(事故発生時の対策)

第15条 保護責任者は、戸籍情報システムの機能に重大な障害その他の事故が発生した場合の対策を定めるとともに、その内容を操作者に周知しなければならない。

2 保護責任者は、前項の事故が発生したときは、直ちに事故の経緯、被害状況等を調査し、保護管理者にその結果を報告するとともに、復旧のための措置を講じ、再発防止に努めなければならない。

(委任)

第16条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この規則は、平成13年9月29日から施行する。

附 則(平成27年10月26日規則第28号)

この規則は、平成27年11月1日から施行する。

美浜町戸籍事務を取り扱う電子情報処理組織の管理運営規則

平成13年5月9日 規則第7号

(平成27年11月1日施行)